स्टाफ रिपोर्टर
गुवाहाटी: राज्य के सरकारी कार्यालयों में ई-ऑफिस प्रणाली के शीघ्र कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए, राज्य के सूचना प्रौद्योगिकी विभाग के प्रधान सचिव ने एक मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी) जारी की है और असम के आयुक्तों, निदेशकों और मुख्य अभियंताओं से पूछा है. बोडोलैंड टेरिटोरियल काउंसिल (बीटीसी) के प्रमुख सचिव के साथ, व्यक्तिगत रूप से अपने संबंधित कार्यालयों में मामले को देखने और 31 मार्च तक भौतिक फाइलों से ई-फाइलों में पूर्ण प्रवासन सुनिश्चित करने के लिए।
इस संबंध में जारी एक पत्र में उल्लेख किया गया है कि ई-ऑफिस कार्यान्वयन के संबंध में की जाने वाली कार्रवाई पर विस्तृत चर्चा पिछले 27 दिसंबर को यहां असम प्रशासनिक स्टाफ कॉलेज में आयोजित एक दिवसीय उन्मुखीकरण कार्यक्रम में की गई थी, जिसके बाद एक- प्रत्येक कार्यालय के लिए मास्टर ट्रेनरों और स्थानीय प्रशासकों का एक दिवसीय प्रशिक्षण। पत्र में यह भी उल्लेख किया गया है कि सूचना प्रौद्योगिकी विभाग ने पहले ही एआरआईएएस (असम रूरल इंफ्रास्ट्रक्चर एंड एग्रीकल्चर सर्विसेज) सोसाइटी को कंप्यूटर, स्कैनर आदि की कुल आवश्यकता के बारे में सूचित कर दिया है, जैसा कि संबंधित मुख्य अभियंताओं के निदेशालयों, आयुक्तालयों और कार्यालयों से प्राप्त रिपोर्ट के अनुसार है। दूसरी ओर, कुछ कार्यालयों में पहले से ही आवश्यक बुनियादी ढाँचा है।
पत्र में कहा गया है कि ई-ऑफिस कार्यान्वयन के बुनियादी पहलुओं में से एक फाइलों का वर्गीकरण है। इस संबंध में, संबंधित अधिकारियों को सलाह दी गई है कि वे फाइलों की पहचान करने, उन्हें स्कैन करने और ई-फाइलों की आवाजाही शुरू करने के लिए पिछले साल सामान्य प्रशासन विभाग द्वारा जारी एक कार्यालय ज्ञापन के अनुसार सभी फाइलों को ए, बी, सी और डी श्रेणी में वर्गीकृत करें। संबंधित संबंधित सहायकों (डीए) को तुरंत फाइलों को स्कैन करने और उन्हें भौतिक से इलेक्ट्रॉनिक मोड में बदलने के लिए कहा जाना चाहिए।
अन्य बातों के अलावा, एसओपी निर्धारित करता है कि निदेशालय, आयुक्तालय और संबंधित मुख्य अभियंताओं के कार्यालय प्रत्येक एक नोडल अधिकारी, कम से कम दो मास्टर ट्रेनर और दो स्थानीय प्रशासकों को ई-ऑफिस के उचित कार्यान्वयन के लिए नामित करेंगे। एसओपी यह भी निर्धारित करता है कि प्रत्येक कार्यालय के कर्मचारियों का प्रशिक्षण अगले 12 जनवरी तक पूरा किया जाना है। इसके अलावा, संबंधित अधिकारियों को यह सुनिश्चित करने के लिए कहा गया है कि उनके कार्यालयों में प्रत्येक कर्मचारी अगले 21 जनवरी तक कम से कम एक ई-फाइल खोले।
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